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关于加强档案业务外包安全管理的通知

发表日期:2019-01-03 15:23:00 发布机构:档案局
索引号 /2019-00006 发文字号 区档发〔2018〕4号号
关键词 发布机构 档案局
公开形式 责任部门 甘州区档案局
生成日期 2019-01-03 15:23:00 是否有效


关于加强档案业务外包安全管理的通知


各乡镇、街道,张掖经济技术开发区,区属各部门:

为深入贯彻落实中共张掖市委办公室、张掖市人民政府办公室《关于加强和改进新形势下全市档案工作的意见》,积极支持和规范社会力量参与档案事务,加强档案业务外包安全管理,确保档案实体与信息安全,努力推进我区档案事业创新发展。根据《国家档案局关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》,结合我区实际,现将有关要求通知如下:

一、规范资质标准,确保档案安全

将档案整理事务性工作引进市场机制,以业务外包方式向社会购买服务,是新形势下做好档案工作的需要,但档案业务外包存在一定风险和安全隐患。因此,一方面涉及国家秘密的档案不得进行档案业务外包。另一方面,档案业务外包委托方要按照《档案法》《保密法》《档案数字化外包安全管理规范》等法律法规和有关规定,对档案业务外包服务机构的相关资质、业绩、人员、场地、设备和加工软件等进行审核,牢固树立安全防范意识,确保档案实体和信息绝对安全。档案业务外包委托方在与档案中介机构签订合同或协议后15日内,须到区档案局办理业务外包备案手续,提交档案业务外包信息情况表(见附件1)及档案中介机构的营业执照、法人身份证明、保密资质证书、档案登记备案证书,以及档案业务外包合同或协议等材料,以便规范我区的档案业务外包市场,确保档案安全。档案业务外包单位要加强市场调研和业务考察,在综合比选的基础上,择优选用档案中介机构。

二、落实主体责任,强化全程监控

开展档案业务外包的机关、团体、企事业单位要切实落实档案管理主体责任,坚决防止“一包了之”,始终严格履行档案管理第一责任人的职责,着力加强档案业务外包风险防范和安全管理。档案业务外包委托方应当及时跟踪,有效介入档案安全和服务质量管控工作,形成有效约束机制,保障档案业务外包安全、规范、有序开展。对违反《档案数字化外包安全管理规范》要求,私自将档案业务交给未在市、区档案行政管理部门备案的中介服务机构,造成档案损毁、丢失、泄密的,档案行政管理部门将按照《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》,追究档案业务外包委托方领导和有关人员的责任。档案中介机构要认真落实履约责任,严格依法依规,恪守合同约定,确保档案安全,提高服务质量。

三、加强合同管理,形成约束机制

档案业务外包单位应当与档案中介机构签订书面委托合同,明确委托和服务的内容、期限、数量、价格、保密等要求以及双方的权利义务、违约责任等内容。要以完善合同条款和严格履约为抓手,落实档案安全和服务质量要求,形成有效约束机制,保障档案业务外包安全、规范、有序。

四、强化行政监管,促进规范运行

(一)加强档案业务外包和中介服务项目验收评估。档案业务外包单位要严格落实档案整理“事前报备,事后验收”制度,立卷归档完成后,经档案业务外包单位填报档案业务外包和中介服务项目验收申请表(见附件2)提出申请,由区档案局及业务外包单位组成专项验收组,进行实地检查验收,验收合格取得合格证后,业务外包单位方可向档案中介机构支付相关费用。对未取得合格证而擅自接收外包业务的单位,将追究相关人员的责任,因外包业务不合格而进行重新整理或数字化造成的损失由相关人员全部承担。

(二)切实加强日常监管。区档案局将根据档案业务外包和中介服务的特点,着力加强事中、事后监管,建立档案业务外包服务项目实施中的检查制度,不定期开展专项抽查活动,并督促档案业务外包单位加强项目终验工作,抓好安全和质量评估验收。

(三)着力加强执法检查。区档案局将档案业务外包列入档案行政监督检查范围,重点检查档案中介服务机构是否具有保密资质,是否在档案行政管理部门登记备案;档案业务外包委托方的档案管理主体责任落实情况;档案业务外包服务过程中档案的安全保障情况等。要加强对档案业务外包服务质量和档案安全风险的监督检查,对发现的问题,及时通报,限期整改。对整改不彻底、问题严重的档案中介机构,将取消备案资格,在限定期限内不得从事档案外包业务。


附件:1.档案业务外包信息情况表

          2.档案业务外包和中介服务项目验收申请表

          3.档案业务外包和中介服务项目验收评估验收小组签字表




                                                                                                               甘州区档案局

                                                                                                               2018年2月2日


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